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传统会展企业的信息化转型

展会智库

  随着“互联网+”的不断发展,会展企业也意识到信息化建设的重要性。然而,仍旧有很大一部分会展企业对信息化的认识,仍停留在购买或使用哪一家公司软件的基础上,仍旧囿于企业自身传统的业务流程,止步创新,无法真正拥抱会展产业与互联网产业的融合促进,未能利用好信息化带来的产业变革利好。

  会展企业做好从传统会展企业向与互联网拥抱的信息化新型会展企业转型工作,并不是一朝一夕可以完成的,其受到产业自身整体发展的约束影响,也与转型工作的复杂程度有关。籍此,我们简单聊聊关于传统会展企业(流程)信息化变革的几点关键点。

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  企业信息化的内涵

  会展企业信息化应当包含的内涵有以下层面:

  工具层面:信息化软件、系统的应用;无纸化、办公工具更加多样、高效。

  数据层面:数据的分析采集,并通过公司现有的/自生统计数据,通过信息化工具分析形成新的、能够用于指导企业生产经营的有效数据。

  思想技能层面:软件/系统/数据等等带来的便捷同时,对企业员工自身考虑问题的方法、处理工作的方式、遇到难题的思维偏好等方面的影响,不仅仅熟练使用信息化工具,更是学会运用互联网的创新协作思维去工作。

  流程制度层面:脱离了业务流程优化的信息系统实施是企业信息化失败的主要原因。要通过深入分析应用信息化系统功能,优化、改善、制定企业更加规范合理的业务流程制度。

  信息化管理是企业以增强核心,竞争力为目标,在一定深度和广度上利用计算机、网络和数据库技术,控制和集成化管理企业生产经营活动中的所有信息,实现企业内外部信息的共享和有效利用,以提高企业的经济效益和市场竞争能力。

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  企业业务流程优化

  企业业务流程优化是指通过不断发展、完善、优化业务流程,从而保持企业竞争优势的策略。在流程的设计和实施过程中,要对流程进行不断改进,以期取得最佳效果。企业业务流程优化以提高组织运作效率,降低整体运营成本,打破部门间壁垒,增强横向协作,管理层能够有效地监督和控制企业的整体运作,确保公司策略得以有效地执行,从而支撑战略目标的实现。

  从表面上看,业务流程优化与信息系统实施似乎并不相关,业务流程关注的是管理理论与实践,而信息化管理实施则关注技术应用的手段。实施信息系统未必要进行业务流程优化,进行业务流程优化似乎也可以不采用信息系统。但事实上,脱离了业务流程优化的信息系统实施,是造成企业信息化失败的原因之一。

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  企业信息化与业务流程优化的关联

  首先,会展企业应以业务流程优化为体,以信息系统建设为用。

  会展企业以优化和重组业务流程、提升未来核心竞争能力为根本,去适应未来市场所需,信息化系统建设只是为实现企业核。如在一些传统会展企业中,多项目的部门交叉管理方式,某种程度上可能已经阻碍了企业的快速发展。那么,在会展信息化实施的过程中,若不借机改进项目管理流程,即使进行信息化实施,也未必能适应未来竞争所需。

  其次,会展企业信息化并不是对信息技术的简单应用。

  早期的会展信息化,谈的最多的就是无纸化办公,为信息化而信息化。我们常常发现某企业购买一套软件之后,报表比以前更多了,效率比以前更低了,怨声载道,最终不得不将软件束之高阁,又恢复到当初的手工工作。优秀的软件供应商不仅仅是帮助会展企业实施信息技术的应用,更高的要求是对会展企业管理的知识转移,通过信息化实施来协助用户进行管理流程的优化和改造。

  再次,会展企业信息化应与业务流程的优化紧密结合,高度集成,分步实施。

  需要明确将会展企业的业务流程优化,融入到管理软件解决方案之中,才是最佳应用实践。但每一家会展企业的业务流程和管理模式不尽相同,如何做到统一的实施和管理——将会展企业管理所需解决方案模块化,才能构建有效的集成管理应用。前提需将会展信息系统(项目创建、客户资源、销售管理、运营管理、服务商及媒体、内部协作管理、外部访问平台、财务管理、供应链管理,以及新媒体应用等)模块化,在实施过程中,依据企业的经营规模、组织架构、信息化程度,以及未来发展需求等,组合成不同的解决方案,才能有效保证信息化的实施。

  业务流程优化是个不断循环改进的过程,并不是一步到位的。因此,技术服务商也需要不断优化和重构产品,才能打造适应展览企业未来所需的高效信息系统。

  | 来源:广州市会展业公共服务平台(文章转载网络、版权归原作者所有与本平台无关,侵权告知删!)


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