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楚有才:“半衰期”在会议活动之中的启示和应用

大咖视角

  楚有才是第一个将化学术语“半衰期”用于会议运营与管理之中的(当然这也是与许锋交流获得的启示)。在化学中半衰期是指:放射性元素的原子核有半数发生衰变时所需要的时间。在会议中,半衰期可以是以下几种类型:

  半衰期之一:同一个会议参会代表减少一半所需要的时间。

  不得不承认,一个为期几天的会议,参会人数必然呈现正态分布的趋势,即由少到多(开幕前1-2天),直到峰值(开幕式当天),开始衰减(开幕式过后)。呈现一个非常完美的正态分布的单驼峰。

  不得不说,不同的会议,半衰期不同,政府会议>企业会议>协会社团会议。为什么?原因很简单,因为政府会议和公司会议指令性很强,具有强制性,不得不参加,所以半衰期很长,甚至不存在衰减,谁不参加扣工资,直接开除。协会和社团会议很松散,即便人家付费了,也得允许人家早退的自由。

  对于一个为期三天的协会会议,假定第一天的峰值为1,上午开幕式/茶歇过后,就立马存在衰减,尤其是领导一走,前三排很多“天窗”。午饭过后也会走一部分人。第二天也是一样,第三天能有一半人在会场就很难得的。通常而言,本地代表越多,那么半衰期越短,因为大家都要回家的。境外来的代表比例越高,半衰期越长。付费比例越高,半衰期越长。免费的会议,可能半衰期只有半天。

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  那么,为什么存在半衰期现象呢?因为人的时间、精力、注意力都是有限的,更何况是一个连续几天的会议呢?

  半衰期一对于会议策划者有什么具体应用呢?

  应用之一:对于很多协会会议,会委托第三方承担住宿预订(这样的预订机构叫housing bureau,一般在美国用得很多)。可以根据半衰期的正态分布规律与酒店协商最低保底数量,减少Attrition(Attrition就是预估和实际之间的差距缺口。)怎么掌握正态分布规律,向协会索取以往三届会议的住宿预订数据(各个星级宾馆每天入住的人数以及房价基数)。所以post-conference report很重要。我记得有专门研究预订规律的研究文献,感兴趣的可以做二次研究。

  应用之二:吃住行是会议的很大的开支,尤其是吃饭,是按人头计算成本,俗称可变成本。如果预估不准,差别很大,损失就很大。做了一辈子国际协会会议的武少源老师在这方面很有经验。那时候还没有大数据之说,他会准确预测第二天需要预估多少饭菜。他有一个人数衰减公式,感兴趣的请教他。我的原则是按照付费的人数计算,以午餐为例,第一天开幕式结束后的午餐最多保底80%(因为即便付费了还有10%的人不来,而酒店可以在保底人数上进行10%的上浮,关系好的可以给你20%上浮)。第二天就50-70%,第三天40%差不多了。那么茶歇呢?一般而言,茶歇只需要按照参会人数的60%预订即可,WHY?不是每个人都要吃茶歇,大家要讨论问题,另外,茶歇好不好不会严重影响参会体验,水果糕点吃完能保证有咖啡和红茶就好了。

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  半衰期之二:同一个会议系列,如果没有新亮点,第二年参会人数会递减。

  不得不说,会议策划很劳神费力,一个成功的会议,第一年很成功,不代表第二年就成功。如果模式和话题没有亮点,第二年的会议人数很难达到预期,第三年之后就差不多衰减完了。第一年成功或许是因为是风口,或许是政策突变,或许是有热点人物,或许是目的是新颖,或许是行业繁荣,但是第二年就要继续挖掘了,否则就存在衰减。

  所以,会议需要创新,就是不断制造话题和话题人物,既保存50-60%的稳定参会代表,也要有20-30%的新面孔,还要有10%左右的vip亮点人物(演讲人、VIP等)。即便是TED也得有一个委员会到处物色好的人物和话题,提出新的方式和理念。即便是维秘秀,红极十几年,也难抵挡衰减。所以,不断的创新就是抵抗衰减的方法。薛定谔在《生命是什么之中》提出一个著名的论断,所谓生命就是具有吸收负熵的能力。而衰减就是熵增,根据热力学第二定律,在封闭的空间,必然是熵增的,最后是热寂。

  会议也是一样的,需要创新,吸收负熵,抵抗衰减。

  以上,两个衰减,一个是微观(短期的),另一个是宏观的(长期的),不知道看完此文,您有没有一定的启发?

  | 来源:会议圈


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