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唐雪:场馆职能部门图鉴(三) ——销售部

大咖视角

  在上期专栏中,笔者围绕销售部核心职能中的客户管理、价格管理以及场地管理展开讨论,阐述了客户管理的目的在于创造价值,价格管理的关键在于撬动杠杆,场地管理的本质在于运营间。在本期专栏中,笔者将就合同管理与大家进行分享。

  提到合同管理,通常聚焦于合同法律风险的防控,从合同签订、合同履行、合同变更以及合同档案管理等几个方面进行探讨。这一点毋庸置疑,但笔者在本期专栏中更想和大家分享的是如何通过合同管理实现场馆收益最大化。在日常销售工作中,很多销售经理都是希望尽早签订合同,尽早吃下定心丸。

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  但在笔者看来,除非是品质非常高的项目,比如一些收益高、影响大、可变性小的大型国际会议活动;又或者是由于方方面面的原因不得不签的项目,比如当地政府主导的一些品牌展会项目。上述两类项目不妨考虑尽早签订合同。但在更多情况下,销售经理应该做好与客户的博弈,把握合同签订的节奏,通过对客户需求的精准把握、对竞争对手的全面评判和对自身产品的全面考虑,占据合同签订的主导权。其中,不仅要充分了解不同活动市场主办与场地双方的合同签订规律,还需要把握活动的预定规律、场地的特性、行业的淡旺季以及敏感时期的活动安排。

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  明确场馆的主力场地,将其价值发挥到最大

  每一个会展场馆必然有至少一个主力场地即最热卖的场地,这类场地在对接活动时应该要以效益最大化为目的进行接洽。当有客户想要预定主力场地时,销售首先要将这个活动可能带来的效益与场地的价值进行衡量,若活动估算的效益较低则可以将合同签订的节奏放缓,等待后续是否有更加合适的活动进场。

  了解活动预定规律,科学把握合同签订节奏

  以会议为例,根据笔者曾对各种会议市场的预订规律进行过追踪,数据分析得出政府会议、公司会议以及协会会议的预定周期平均值大约为44天、46天以及127天。不同会议的预定规律熟稔于心,方可引导客户,并通过场地排期管理实现收益最大化。

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  了解行业的淡旺季,合理进行场馆排期

  在场馆处于旺季时,要考虑收益最大化;在场馆处于淡季时,要保障收益的稳定。以家博会、婚博会等规模较大的B2C类展会为例,当主办选择较为热门的档期进场需要考虑是否有其他活动冲突,可以放缓签订合同的节奏;若时间是在场馆经营淡季则可以尽快进行确定以确保场馆在淡季的稳定收入。

  关注敏感时期动向,积极做好响应工作

  每年全国两会、地方两会等重要的事件节点一定要密切关注,尤其是当大型外交活动落户在某一城市,举办场馆以及周边场地都需要提高敏感度,全面考量机遇与风险。一方面,与大型活动举办地较近的地区可能受安全管制等因素影响而限制同期活动的举办,场馆方应谨慎处理此期间的合同;另外一方面,周边地区的举办场地亦应时刻关注可能溢出的活动把握市场机遇。

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  通过三期专栏,笔者结合自身从业经验围绕会展场馆的销售部门与大家进行了探讨。销售部门是影响场馆营收的关键所在,如何充分发挥出其客户管理、价格管理、合同管理、收入管理以及场地管理等核心职能不仅需要销售团队的精英力量,更需要各个部门间的协同合作共同将会展场馆的价值发挥到最大。

  丨本文选自:《中国会展》杂志2019年第01期


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