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28种方式让你的会议不同凡响

展会智库

  观众的参与度使会议更加令人难忘,这种参与表现在各个方面,从参与者推动内容的革新到在会议桌上放置植物这种小的细节。

  突发事件有时候是有建设性的,事实上,突发事件可以帮助举办方打破会议的桎梏,并且为会议注入惊喜的元素,吸引与会者的注意,使与会者有一种全新的感觉。

  营造使人放松的环境——

  1、使会议更加互动。激发观众参与的乐趣是活跃会最有效方式。“谁说大会必须是全部观众坐在那里观看演讲者喋喋不休的演讲或者某种娱乐活动?”费舍尔(Fisher)问道,“观众为什么不能积极地参与?”

  2、让音乐调动起情绪。对于最近的一个保险业客户,费舍尔安排了350名与会者,并掀起了一场音乐狂潮。她回忆说:“每位观众都得到了一个演奏特定音符的音乐管,然后在吉他英雄(Guitar Hero)游戏中,吹响他们的乐管一起创造出美妙的音乐。”

  3、鼓励涂鸦:另外一个会议,戴尔·哈德逊,IMEX公司的项目经理,和费舍尔一道创建了探索性学习中心,儿童游戏室由此诞生。费舍尔说:“一整天的例如涂鸦这种墙上漫步实践互动式交流游戏可以激发参与者关于艺术创造,实践性学习游戏以及企业社会责任,互联网活动等话题的讨论。”

  4、让创意的思绪流动起来。充满创意的会议将更有成效。在零售业公司做首席运营官的克莱尔·皮尔森(Clair ePearson),在15年后离开了公司,开始创办自己的CP创意人员公司。克莱尔·皮尔森(Claire Pearson)解释说:“打破无聊会议的思维定式,让人们在会中开怀大笑,这一切都有助于打破员工僵化的思维模式,同时也有助于使员工放松并使他们创意的思绪流动起来。”

  5、丰富的活动。Eventistry公司的首席执行官艾丽莎·梅(Al ecia May)说:“肚皮舞、瑜伽、呼啦圈,任何可以让观众高兴的活动,都可以出现在会议上。”

  6、怀旧路线。一些公司已经成功采取旧瓶装新酒的策略。“回过头来看看50年代、60年代、70年代和80年代的游戏,绕口令(Twister),沙包三子棋(Toss Across)和大家来找茬(Trouble)都很受关注,并且会吸引观感兴趣的观众众围观并加入进来。”朱莉·奥斯汀(Julie Austin)---咨询公司Creative Innovation Group的首席执行官指出。

  7、带上大型动物。在他计划举办的协会会议上,市场和行为心理学家艾略特·雅法(Elliott B. Jaffa)博士安排了一些出乎意料的“嘉宾”,其中包括一只小象供嘉宾来爱抚,雇佣一名玩弄尖叫电锯杂耍的人。

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  参与提升会议内容的质量——

  8、让参与者影响会议。在最近纽约市公园大道237号的一次会议上,Convene办公室,一家全方位服务会议软件和活动场所网络的运营商,在内容上向与会者寻求帮助。参与者在涂鸦墙上涂写了一大堆关于他们想要讨论的主题和他们想要回答的问题,松散的主题的议程得以完善。“通过使用这种形式,会议内容受到与会者的影响,”Convene区域电子书制作作者朱莉·斯达(Julie Starr)说。

  9、以回答与会者的问题结尾。在另一场聚会上,去年3月在奥兰多举行的ACCED-I年会上,会议和教育总监黛安娜·韩肯豪滋(Diana Hackenholz)举行了闭幕会议,所有发言人出席并给挑战参与者提出问题的机会,以此获得会议未涵盖的任何额外信息或阐述。在会议中,通过这样做,她确保与会者不会留下任何悬而未决的问题。

  互动是关键

  10、避免一言堂。每年1月,某眼镜公司将全部零售商聚集起来推出新产品,提供科学调研和培训,并讨论今年的销售策略。费希尔(Fis her)说:“通常这是一场典型的一言堂的会议形式,他们来咨询我们,希望让会议变得更具互动性。”于是,我们设计了“成功的跑道”(runway tosuccess)活动,在这个活动中,团队创建了不同的人物角色,来搭配不同类型的眼镜,并配有脚本和衣服。他们深入讨论谁将佩戴哪种类型的镜片和人物角色的创造使参与者对每种产品和产品的理想目标受众的深刻理解。”

  11、活跃茶歇时间。费希尔说:“一个迫切需要活跃的领域是茶歇。研究表明,40%至50%的与会者的个性是内向的,但大多数会议都是为外向性格的人设计的。内向的人会说,咖啡休息时间是他们最喜欢的一部分。费希尔补充说,内向的与会者首先要做的一件事就是在休息时拨弄他们的智能手机。她建议活跃传统咖啡休息时间。设置涂鸦墙,与会者可以在墙上涂鸦他们的梦想和愿望。创建一个“闪电学习暴民”活动,在这里,您可以在这里进行有关您感兴趣的会话和内容的热烈对话。

  12、给游戏增添乐趣。将你茶歇时间以及整个会议游戏化,鼓励人们通过网络游戏获得积分。

  13、给内向者更多的时间融入到头脑风暴中。考虑内向者的需求非常重要,不仅仅是在茶歇期间,还是在整个会议期间。他们可能需要长时间酝酿一个问题,而不是与外向与会者迅速得就有想法。如果您在交互式场所,为您提供一个目的培训游戏MeetingMax会话,它可能会帮助他们发布后续评论,如罪恶报亭或白板供所有人查看。

  在与众不同的场所聚会——

  14、创造性思考。邓肯(Duncan)补充说,最近新开的非常棒的鸡尾酒会餐馆可能是您举行会议的理想场所,白天鸡尾酒会餐馆可能会休息。大学和学院也是理想的场地。他们中的许多地点都有可用于分会讨论。

  15、讲主题轻松带入到情景中去。去年,Unconvention的主题是“轻松呼吸”。在主题演讲中,演讲者带领了小组进行了五分钟的冥想会议。邓肯说:“在环顾房间时,我留下了深刻的印象,我们所有的与会者都参与了这项活动。人们评论道,那天下午他们没有经历过午餐后通常情绪低迷。”

  16、改变持续灌输信息。邓肯回忆道:“第二天开始举行椅子瑜伽会议。参与者用他们的椅子作为道具来做不同的姿势和伸展,之后我收到的反馈非常积极,人们感觉真的很清醒和投入,”他说。“这种活动与我们的主题配合得当,可以防止对观众持续地灌输观众积极参与进来。”

  17、打破常规。Meetingmax活跃氛围的的另一种方式是在上午和下午的会议中使用不同的场地。“分割这一天有助于使客人保持警觉并对会议传递的信息有深刻的记忆”邓肯说。

  分小组会议——

  18、采用混合模式。对于大型会议,分成小组,搭配一般不合作的参与者。阿布迪咨询公司总裁(Abudi Consulting Group)、《实施积极组织变革:战略项目管理方法》作者吉娜阿布迪(Gina Abudi)说,为参与者分配不同角色,确保有提出不同想法的个人,或者有创意的个人。

  19、考虑一下补充报道。建立联系是大多数会议最重要的目标之一。医学编码,培训和认证协会(AAPC)会员体验总监大卫·布莱克墨(David Blackmer)总是尝试让新事物与与会者进行互动。布莱默说,边会是有效的。该组织在会议期间举办焦点小组,邀请重要的嘉宾参与。“参加焦点小组讨论的嘉宾就他们感兴趣的一个共同话题,提出他们的意见,”布莱克默说。“在整个讨论过程中,讨论嘉宾之间的粘性增强,并在焦点小组讨论之后,更加有意愿公开互动。”

  20、在会议之外进行。AAPC主要为那些参与医疗保险偿付的人提供服务。AAPC为总裁,首席执行官和更高层次的医疗保健管理者创造了一个与其主要年度会议相关的独立活动。“他们参加不同教育培训的分会议,但大部分吃饭时间,展览大厅时间和大会时间都是可以分享的,”布莱克墨说。

  21、利用移动应用程序来活跃会议。移动应用也可以用来活跃你的会议。布莱克墨说:“把一条信息发送到你要搜索的附近的X或Y旅游景点,以及是否有人想加入你,在某个地点和时间见面,真是太棒了。我以这种方式与很多随机参加者在各种活动中进行了良好的互动,这无疑有助于支持网络和与会者之间进行沟通。”

  座位事关重大——

  22、坐在哪里很重要。人们的位置和怎么坐都会影响会议。长而横向一排一排的椅子面对台上滔滔不绝的演讲者不会刺激观众的创造力或兴奋点。通过Convene的调查,矩形吊舱现在被认为是促进协作并且十分舒适的座椅风格。

  23、改变舞台的位置。其他活跃会议的方法包括将舞台摆放在房间中央,在一天内不断变换位置,将硬椅与软椅混合,甚至可以增加沙发袋和大枕头。“无论您使用什么样的设备,都要确保您的演讲能够被所有参与者看到并听到,”保罗·瑞德(Paul Radde)博士说。

  24、打破常规。让与会者改变座位设置,瑞德博士提供从直排剧院风格到每个椅子面向演示的圆形风格,他还建议鼓励与会者在休息后坐在不同的座位上,而不是返回到他们本来的位置。

  重要嘉宾来活跃会议——

  25、在观众席中安排重要嘉宾。想想《周六夜现场》,观众中的演职人员在观众席中与主持人的交流,为主持人的独白添加趣味,对抗性和娱乐元素。这种情节设置很容易增加会议的趣味性。“一位内部活动策划人员需了解观众的个性,以及谁将成为角色扮演中的一名好的参与者,不同的人对不同的问题负责,”瑞德说。演示者与团队中名人进行互动为会议的体验增添另一种惊喜元素。

  26、领导出门迎接欢迎。迪克(Dick )和艾米莉·阿克塞尔罗德(Emily Axelrod)是阿克塞尔罗德集团(t h e A x el r o d Group)的联合创始人,也是《咱们不要这样子开会》(Let's Stop Meeting Like This)合著,内容是关于如何找到节省时间并且可以做更多的工具。他们认为仅仅欢迎与会者参加你的会议是不够的,他们建议主办方应该考虑得更加周全一点。某公司安排其高层领导人在门口迎接与会者,并对在注册人员表示慰问。

  讨论与自我发现

  27、引发讨论。阿克塞尔罗德建议提出这样的问题:“我们怎样才能让人们彼此建立联系并且完成任务?”而不仅仅充当开创局面的人。让与者会参与讨论,例如:是什么使你参加这次会议?为什么这次会议的主题对你很重要?

  28、鼓励自我发现。艾米莉·阿克塞尔罗德(Emily Axelrod)建议说“怎么样才能让与会者了解他们现在的情况?”与会者和最有效率的老师进行对话,想去了解是什么让这位老师如此有效率。这种讨论不仅仅是听取一个人的答案,而是在交流过程中,找到自己的答案。

  | 本文选自《中国会议》杂志2018年第6期,作者:Andrea Doyle


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