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展会运输细节决定一切

展会智库

  展览会是一个系统工程,从组展到展品运输,再到展台搭建,直到展览本身,环环相扣,任何一环脱节,展会便无法顺利进行。在整个展览流程中,展览运输是一个打前战的工作。

  运前:事无巨细做准备

  一些大型展览会,组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。一个展览会有国际展商,也有国内展商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时,会同时将运输代理在海关备案。组展商委托了哪家运输公司,海关才受理哪家公司的报关业务。

  将货物详情告诉运输商

  参展商在确定参展以后,组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解,该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时,运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络,并会将一份货单传给参展商,上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出,参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商,比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。

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  包装箱的标签要细致入微

  在国内,展品的包装通常由参展商自己解决。包装一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。

  这些虽然是细节,但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称,没有写展会名称,就会耽误运输。比如北京国际展览中心很大,经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。

  企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况,企业找的运输商常常为了压低成本,将货物转包出去。展品经常会被几次转包,最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手,最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚,展览会的运输代理去提货的时候,就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季,展览会的运输商每天收到的货物很多,常常分属不同的展览会。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。

  一些大件设备,比如纺织机械等,基本都是大厂商生产的,他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输,展品包装外的标识更要全面。这些方面,欧美国家比较规范。比如在较大设备的箱外,他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志,表明这里是可以用来吊的位置。另外,机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样,展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品,在包装时里面要加好防震的材料,箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放,也应该标明清楚。因为在航空运输货物进不去舱门时,运输人员如果看到不能倒放的标志,就不会倒放,而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。

  国际展商不能随意选择运输商

  一个展览会有国际展商,也有国内展商。一些国际性的运输公司,国际展商通常由其代理去与其联络。国际展商虽然可以选择运输商,但需要注意的是:对于普通商品来说,参展商可以任意选择一个运输公司来承运,但是对属于海关监管的展览品的运输,则不是任何公司都能被选择的。按海关的规定,展品进来时暂时不收税,因为展览会闭幕后还要出境,在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉,产生一些逃税问题。而在众多运输公司中,目前,并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。


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