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展会现场服务管理怎么做?

展会智库

  展会的品质主要体现在展会的服务质量上。提高展会服务质量,最主要的便是提升会展现场服务管理的质量。如果说展会现场是展会的关键所在,那么展会现场管理则是重中之重。展会现场管理是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映,应当受到主办单位的足够重视。

  同时,展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,事无巨细。如果处理不当,任何一件小事都有可能发展成大问题,继而影响整个展会的效果。

  提升展会现场服务质量,不仅能为主办方带来更高的回报率,同时也能为参会者带来更多心理、感官及其他方面的满足,有助于提高展会的品质,是展会品牌培育和发展的重要环节。

  展会现场的服务内容,主要涵盖有:展台设计,展台搭建、展具租赁、展品运输、广告印刷、安保清洁、法律咨询、展商维权、餐饮服务等。而在实际中,现场服务管理时我们又可以依照展会开展的时间线,将现场服务划分为四个阶段:

  布展阶段

  布展工作包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等。展台搭建的管理主要是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合,共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中可能出现的问题,以保证布展的顺利进行。搭建任务繁重,除了要有科学化的搭建技术,更为关键的是做好配合和协调事宜,监控好整体工作的进程。

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  展商报到

  主要工作包含接待展商报道发放门禁卡,协助展品运输入场、公共区域保洁、服务办公区域搭建引导等。

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  开展阶段

  开幕式是会展正式开始的标志,举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象,是主办方向公众展示会展规模和实力的大好机会。

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  通常来说,开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等内容。观众是展会的主体,专业观众是参展商的上帝,同时也可能是潜在的参展商。因此,做好观众登记工作非常重要。

  撤展阶段

  展会结束的标志是撤展会议的召开,通常主办方在撤展前一天以书面形式通知各参展商,以利于其安排第二天的工作:商讨撤展的各个环节,明确各单位的职责,尤其要决定撤展的具体时间,依次为停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、断电的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间等。

  在管理学中细节管理强调的是一个系统问题。首先,各个管理层的员工必须各司其职,尽心尽力地完成工作;其次,对工作要进行深挖掘,也就是说每位管理人员对待自己的工作必须从小事做起、做好,才能做好大事。

  细节管理是非常具有现实意义的管理理念。做现场管理工作,将场馆服务、现场观众与展商的的服务工作各个环节分成若干工作块,再把每个工作块细分,最后把细分后的工作责任到人,使看似庞大纷乱的展会工作变得有条不紊。

  建立一个完善的展会制度,在细节上下功夫是必不可少的,只有制度足够细化才能指导工作。

  | 来源:广州市会展业公共服务平台


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