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体验型会议(三):目的地的时间与空间

展会智库

掌上世博讯:你可能会有这样参会的经历:到某地去参加会议,两三天时间里,不停地在会场、展场、宴会场地、演出场地等地来回地折腾,被搞得筋疲力尽;而有的会议倒是不用四处跑,只是会议期间有些难熬——会议空余时间没事干。如果会议本身的安排没有什么吸引力,那么整个会议会变成一场无聊的体验。

出现这种情况如果只从会议供应方找原因,那就是目的地的构建有问题:或是空间结构不合理,再或是时间规划不科学。

我国会议市场正在“任务时代”走向体验时代,那么体验时代的会议与奖励旅游目的地该具备哪些特征呢?

总的来说,我国的会议目的地是没有什么总体规划的,各个目的地现在长得这个样子,基本上是一系列事件的结果:某一个重大会议结束,留下一个会议中心或会展中心;某个新区要开发,不能没有地标或者聚拢人气的公共设施,会议展览中心就上了规划;某个开发商要盘活一个区域,少不了一个高星级酒店,而这个酒店的客房数一旦超过一定的数量,就得加上几个会议厅,这样下来一个新的会议酒店就诞生了;现在开发特色小镇,这原本跟会议不搭界,无奈会议既可以为小镇增添影响力,还可以为小镇带来高端人群,因此,加个会议中心、会议酒店就成了理想的配置。把所有这些冒出来的东西与原有的大众旅游产品揉在一起,就成了现在的会议目的地。

有人可能会说,不对,我们这里的会议中心是认真规划出来的。没错,但一个半个的功能性规划,无法改变会议目的地的自发性本质。

会议目的地是会议业发展的最大受益者。所以我们会看到,越来越多的城市,尤其是传统旅游城市,开始把发展重点转移到会议业上来,努力创建新一代目的地——旅游+会议。这是中国旅游业发展的一个重要方向。

对于会奖旅游组织者和参与者而言,他们需要的是能够满足其体验需求的新型会议目的地,绝不是把传统的旅游目的地搬过来就行了。这就给新时期的会议目的地的运营者和服务提供者提出了挑战:从旅游目的地到会议目的地,该做哪些工作?

第一,只考虑会议的功能性需求是不够的。满足功能性需求是体验时代会议目的地必备的条件,否则就没有被采购的可能性。体验时代,目的地不仅要有满足各种类型会议活动所需的设施,好要让这些设施具备良好的体验性。所谓体验性,说白了,就是好用,加上方便、快捷、舒适。

第二,只从空间维度考虑问题是不够的。过去我们看会议目的地,主要是从空间角度:东城、西城有什么,中心城区、近郊和远郊有什么,以及这些点之间用什么样的线串起来等等。这没错,但不够。见过很多旅游目的地、会议目的地的规划图,各种功能性设施,就像棋子一样,散落在棋盘上,而且规划者还以此为傲。想过旅游者、参会者的体验了吗?他们会感觉舒服吗?

只从空间布点的角度思考问题,容易产生片面的满足感:该有的东西都有了,你还想要什么?这就引出了下面一个话题:时间。

第三,只有时间与空间的巧妙结合,才是新型会议目的地的最高境界。对于会议组织者和参会者来说,“时间”意味着什么呢?“时间”实际上意味着成本,而且这种成本有时候甚至无法用金钱来衡量。从某种意义上说,会议就是一种“时间”的消费方式——时间越长,成本就越高。如何为时间宝贵的高端会奖客人节省时间,是考验会议目的地竞争力水平的一个重要标尺。

目的地的时间维度,可以从以下两个角度来思考:

一是工作角度。会议是工作的延续,只不过是换了个场景。会议的“工作场景”不仅包括会议、展览、餐饮活动、社交活动、考察等,甚至还应该包括娱乐活动、旅游体验活动等。目的地相关方需要关心的是:会议组织者、参会者在会议过程中花费了多高的“时间”成本,以及他们对此的感觉。

二是个人角度。会议是工作和旅游——“吃住行游购娱”六要素相结合的最好手段。不用调查就知道,几乎所有参会者都有着与目的地“亲密接触”的期望,只不过程度强弱不同而已。与会者的这种期望,部分地可以在会议的正式安排中得到满足,比如美食、娱乐等,然而另外的一部分则需要在会议的“个人”时间里完成。会前、会展、会后的“个人”时间如何打发,就成了一个重要问题。也就是说,你得为参会者策划丰富多彩的会外生活,让他们有充分的机会与目的地接触。很多目的地,看起来很漂亮,但过于单薄,经受不住“时间”的考验。

有人会说,会议目的地有必要搞这么复杂吗?我看有。传统旅游目的地与新型会议目的地最大的区别就在于,一个是粗放的,一个是精细的,一个是简单的,一个是复杂的。面向充满不确定性的未来,要做好任何一件事情,都不可能太简单,而要处理好复杂的问题,多维度分析就是其中最有效的方式之一。

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